Für Englischlernende ist es wichtig, E-Mails auf Englisch schreiben zu können, besonders im beruflichen Umfeld oder im Studium. 

In diesem Artikel findest du 6 Tipps und Tricks zum Verfassen professioneller E-Mails auf Englisch – an Kollegen, Arbeitgeber oder Professoren.

E-Mails auf Englisch: Regeln und Tipps

Während der Grad der Förmlichkeit je nach Unternehmen oder akademischem Umfeld variieren kann, gibt es einige allgemeine Gepflogenheiten, die in den meisten Kontexten üblich sind.

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💡 Beginne mit einer Anrede und ende mit einer Grußformel 

Aus Gründen der Höflichkeit verwendet man in E-Mails immer eine Anrede und eine Grußformel. Die folgenden Formulierungen variieren je nach Grad der Förmlichkeit und Freundlichkeit, sind aber alle in professionellen Kontexten anwendbar. Grundsätzlich gilt: Je länger die Anrede bzw. Grußformel, desto formeller wirkt sie. Zum Beispiel ist Dear förmlicher als Hi und With kind regards formeller als Thanks.

Hier sind einige weitere Optionen:

Zwei Kästen mit Text nebeneinander. Der linke enthält übliche Begrüßungsformeln: „Dear Duo, Hello Duo, Duo, Hi Duo, Hello team“ und „Hello all“. Der rechte enthält übliche Abschiedsformeln: „Thank you very much, With kind regards, Best regards, Thank you, Sincerely“ und „Thanks“.

Tipp: Wenn du eine E-Mail beendest, kannst du sowohl Thank you als auch Best regards schreiben. Thank you ist dabei eine sichere Wahl, die in nahezu jedem Kontext passt.

💡 Verwende eine automatische E-Mail-Signatur

Erstelle eine E-Mail-Signatur, die automatisch am Ende eingefügt wird, sobald du eine E-Mail verfasst. Du kannst vor deinem Namen eine abschließende Grußformel hinzufügen, um einheitlich zu bleiben und Tippfehler zu vermeiden.

E-Mail-Signaturen enthalten normalerweise den Namen, Telefonnummer, Website, Firmenlogo und Bürozeiten. Du kannst auch deine Stellenbezeichnung unter deinem Namen angeben. Vermeide es, – abgesehen vom Firmenlogo – nicht relevante Zitate oder Bilder einzufügen.

💡 Sei sparsam mit Ausrufezeichen

Selbst wenn du begeistert bist und dich freust, solltest du Ausrufezeichen nur in Maßen (und nicht in Massen) verwenden. Ein paar wenige sind in Ordnung, aber zu viele hintereinander lassen die E-Mail weniger professionell wirken.

Tipp: Falls du dazu neigst, Ausrufezeichen zu oft zu verwenden, hilft eine einfache Regel: Setze niemals in zwei aufeinanderfolgenden Sätzen ein Ausrufezeichen. Überprüfe deine E-Mail vor dem Absenden und lösche überflüssige Zeichen!

Sprachtipps für das Schreiben von englischen E-Mails

Neben der Netikette gibt es noch weitere nützliche Tipps für das Verfassen von E-Mails auf Englisch.

💡 Die Sprache sollte professionell und präzise sein

In E-Mails ist es völlig in Ordnung, verkürzte Satzformen zu verwenden. Satzfragmente oder unvollständige Sätze sind akzeptabel, auch wenn sie im gesprochenen Englisch unnatürlich klingen und in einem Aufsatz oder Bericht unpassend wären. Zum Beispiel ist Will do eine gängige und kurze Variante von I will do that.

Ebenso ist es in E-Mails völlig in Ordnung, kurze Anweisungen zu verwenden, auch wenn sie im gesprochenen Englisch zu direkt oder unhöflich klingen würden. Am besten nutzt du dabei please, damit dein Text nicht unhöflich klingt.

  • Please see attached. (Bedeutung: Ich habe ein Dokument angehängt und möchte, dass Sie es sich ansehen.)
  • Please confirm receipt of this message. (Bedeutung: Bestätigen Sie mir bitte, dass Sie diese Mail erhalten haben.)

Dabei ist es wichtig zu beachten, dass du zwar kurze Sätze schreiben kannst, jedoch solltest du SMS-Sprache und umgangssprachliche Abkürzungen oder Akronyme wie LOL, TYSM oder TTYL vermeiden, da diese in professionellen Kontexten unangemessen ist.

Tipp: Hast du in einer E-Mail einen Fehler gemacht? Keine Sorge, sende einfach eine korrigierte Version und schreibe an den Anfang der Mail den Satz Please disregard the previous email.

💡 Du darfst gern direkt sein

E-Mails sollten kurz und zielgerichtet sein. Da du auf Distanz kommunizierst, fehlt sowohl dir als auch deinem Leser die Möglichkeit, Körpersprache zu nutzen oder sofort auf Fragen zu reagieren. Umso wichtiger ist es, klar und direkt zu formulieren.

Du kannst zum Beispiel diese Ausdrücke nutzen, um deine Ziele oder Anliegen deutlich zu machen:

  • I’m emailing you to confirm/let you know that…
  • This email is to confirm/inform you that…
  • To answer your question, …
  • Let me know if…

Tipp: Deine Nachricht kannst du mit I’m looking forward to your reply beenden, um auf zurückhaltende Weise eine gewisse Dringlichkeit zu vermitteln, wenn du sofort eine Antwort benötigst.

💡 Verwende regarding und regards

Diese beiden Wörter kommen häufig in E-Mails vor. Obwohl sie ähnlich klingen, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.

Regarding bedeutet „bezüglich“ und wird verwendet, um das Thema deiner E-Mail zu nennen.

  • I’m emailing regarding… (Bedeutung: Das Thema meiner E-Mail ist …)
  • To answer your question regarding… (Bedeutung: Sie hatten eine Frage zu X und hier ist meine Antwort.)

Wie bereits erwähnt, ist regards eine Grußformel am Ende einer E-Mail – aber dieses Wort kann noch mehr! Regards ist ein Substantiv und bedeutet „Grüße“. Du kannst es mit einem Adjektiv kombinieren, um je nach Empfänger formeller oder informeller zu klingen. Zum Beispiel:

  • Regards, (formell)
  • Best regards, (etwas freundlicher)
  • Warm regards, (freundlich)

Nachdem wir nun einige nützliche Formulierungen für E-Mails kennengelernt haben, sehen wir uns an, wie das Ganze in einem E-Mail-Verlauf aussehen würde:

Eine E-Mail mit der Betreffzeile „Request for a meeting“. Der Text der E-Mail lautet: „Dear Duo the Owl, I am emailing regarding your latest research in owl transformations. I’m interested in learning more and would like to meet to discuss further. Let me know if this would be a possibility. I look forward to hearing back from you. Please confirm receipt of this message. Thank you very much.“ Sie ist unterschrieben mit „Warm regards, Bea.“
Eine Antwort auf die E-Mail mit der Betreffzeile „Re: Request for a meeting.“ Der Text der E-Mail lautet: „Dear Bea, It’s great to hear from you. To answer your question, I’m happy to meet with you and discuss owl transformations. Please see my schedule attached and pick a time that works for you.“ Sie ist unterschrieben mit „Best regards, Duo.“

E-Mails sind dazu gedacht, die Kommunikation effizient zu gestalten, und mit diesen Tipps wirst du im Handumdrehen wie ein Profi englische E-Mails schreiben!