Enviar correos electrónicos es una habilidad importante para quienes aprenden inglés, ¡en especial para aquellos que usan el idioma en su trabajo!
Hoy compartiremos 6 tips y trucos para escribir correos electrónicos profesionales en inglés para tus colegas, empleadores, profesores y más.
Etiqueta para correos electrónicos en inglés
Si bien la cultura corporativa y la cultura académica varía en su formalidad, hay algunas prácticas comunes que podrás utilizar en la mayoría de los casos.
💡 Incluye comentarios de apertura y cierre, no escribas solo el mensaje.
Es cortés incluir saludos y despedidas en cada correo electrónico. Estos comentarios varían ligeramente en formalidad y cercanía, pero cualquiera funciona en contextos profesionales. En general, cuanto más extenso es el comentario, más formal es. Por ejemplo, “Dear” es más formal que “Hi” y “With kind regards” es más formal que “Thanks”.
Veamos algunas opciones:
Tip: Al cerrar un correo electrónico, es perfectamente correcto decir Thank you y Best regards. ¡De hecho, siempre es correcto usar Thank you!
💡Incluye una firma de correo electrónico programada.
Las firmas de correo electrónico programadas aparecen automáticamente al final de tu mensaje cada vez que escribes un correo electrónico. Puedes añadir un comentario de cierre antes de tu nombre para asegurar la consistencia y evitar errores de tipeo.
Las firmas de correo electrónico suelen incluir tu nombre, sitio web, número de teléfono, logo de tu empresa y horario laboral. También puedes escribir tu puesto de trabajo debajo de tu nombre. Evita incluir citas o imágenes y usa solamente el logo de tu empresa.
💡 No utilices demasiados signos de exclamación.
Aunque sientas emoción, intenta reducir la cantidad de signos de exclamación. Es correcto usar algunos aquí y allá, pero colocar demasiados seguidos hará que tu correo electrónico sea más informal.
Tip: si sueles usar una gran cantidad de signos de exclamación, puedes seguir esta regla sencilla: nunca coloques signos de exclamación en dos oraciones seguidas. ¡Antes de enviar tu correo electrónico, elimina los que sobren!
Tips de gramática para correos electrónicos en inglés
Además de la etiqueta, hay algunos tips de gramática útiles para escribir correos electrónicos en inglés.
💡 El lenguaje debe ser profesional, pero conciso.
En los correos electrónicos está bien usar versiones cortas de algunas oraciones. Por ejemplo, usar fragmentos u oraciones incompletas es correcto, a pesar de que suenen robóticas en el lenguaje hablado o que sean inapropiadas en un ensayo o informe. Por ejemplo, “Will do” es una forma corta y de uso común de la oración “I will do that”.
Del mismo modo, es correcto escribir órdenes cortas en correos electrónicos, a pesar de que suenen algo abruptas o descorteses en el lenguaje hablado. Lo mejor es utilizarlo junto a la palabra please.
- Please see attached (significa que adjuntaste un documento y quieres que lo vean).
- Please confirm receipt of this message (significa que quieres saber si se recibió tu mensaje).
Si bien puedes usar estas oraciones cortas, ten en cuenta que se recomienda evitar el lenguaje que usarías en un mensaje de texto y abreviaturas y acrónimos más informales como LOL o TYSM (entre otros), ya que pueden ser percibidos como poco profesionales.
Tip: ¿tuviste un error en uno de tus correos? ¡No te desesperes! Solo debes enviar una versión corregida y agregar “Please disregard the previous email” al comienzo.
💡 No temas ir al grano.
Se espera que los correos electrónicos sean breves y logren algo con rapidez. Dado que te estás comunicando a la distancia, ni tú ni tu lector tienen la ventaja de usar lenguaje corporal o de responder inmediatamente las preguntas. Para compensar esta desventaja, puedes ir al grano y escribir mensajes directos.
Por ejemplo, puedes usar estas frases para dejar en claro qué solicitas y cuáles son tus metas:
- I’m emailing you to confirm/let you know that…
- This email is to confirm/inform you that…
- To answer your question, …
- Let me know if…
Tip: puedes terminar tus mensajes con I’m looking forward to your reply para crear una gentil sensación de urgencia si necesitas una respuesta rápida.
💡 Usa regarding y regards.
Estas dos palabras son utilizadas con frecuencia en correos electrónicos. ¡A pesar de que suenan similares, tienen usos muy diferentes!
“Regarding” significa “sobre el tema de”. Se usa, por ejemplo, cuando comentas de qué se trata tu correo electrónico.
- I’m emailing regarding… (significa: “el tema de mi correo electrónico es…)
- To answer your question regarding… (significa: “tenías una pregunta sobre algo y aquí está mi respuesta).
Como mencionamos antes, “regards” es un comentario de cierre, pero hay más: la palabra “regards” es un sustantivo que significa “saludos”. Puedes modificar “regards” con un adjetivo para que suene más o menos serio según la persona a quien envías el correo electrónico. Por ejemplo:
- Regards, (serio)
- Best regards, (un poco más amistoso)
- Warm regards, (amistoso)
Ahora que hemos examinado algunas frases para usar en correos electrónicos, ¡vamos a combinarlas en una serie de correos electrónicos!
Los correos electrónicos están diseñados para ayudar a las personas a comunicarse eficientemente. ¡Con estos tips, vas a enviar correos electrónicos como los profesionales antes de lo que crees!