Apprendre à bien rédiger des e-mails en anglais est essentiel, surtout si vous utilisez l’anglais dans un contexte professionnel !
Découvrez 6 conseils pratiques pour écrire des e-mails en anglais à vos collègues, employeurs, professeurs et autres !
Les bonnes pratiques dans les e-mails en anglais
Même si les niveaux de formalité varient selon les entreprises et les universités, certaines règles sont quasiment universelles.
💡 Commencez et finissez par une formule de politesse.
Il est d’usage d’inclure des formules de politesse au début et à la fin de chaque e-mail. Leur niveau de formalité variera selon le destinataire, mais elles peuvent toutes être utilisées dans le cadre professionnel. En règle générale, plus la formule est longue, plus elle est formelle. Par exemple, Dear et Kind regards sont plus formels que Hi et Thanks.
Voici quelques exemples :
Astuce : À la fin de votre e-mail, il est possible de dire à la fois Thank you et Best regards. D’ailleurs, il n’est jamais malvenu de dire Thank you !
💡 Ajoutez une signature automatique à vos e-mails.
Les signatures automatiques s’affichent à la fin de votre message chaque fois que vous rédigez un e-mail. Vous pouvez ajouter une remarque finale avant votre nom par souci de cohérence et éviter les fautes de frappe.
Une signature d’e-mail contient généralement le nom, le site web, le numéro de téléphone, le logo de l’entreprise et les heures de travail de l’expéditeur. On peut aussi ajouter son poste sous le nom, mais mieux vaut éviter les citations hors sujet et les images inutiles.
💡 Utilisez les points d’exclamation avec parcimonie.
C’est super de partager son enthousiasme, mais il est préférable de ne pas abuser des points d’exclamation ! Il est tout à fait possible d’en utiliser de temps en temps, mais si vous en mettez trop d’affilée, le message devient rapidement plus informel.
Astuce : Si vous avez tendance à abuser des points d’exclamation, suivez cette règle simple : n’enchaînez jamais deux phrases ponctuées par un point d’exclamation. Avant de cliquer sur « Envoyer », pensez à supprimer les points d’exclamation en trop !
Nos conseils linguistiques pour rédiger des e-mails en anglais
Maîtriser la rédaction d’e-mails en anglais passe aussi par la connaissances de quelques normes linguistiques.
💡 Le langage doit être à la fois professionnel et concis.
Il est aussi possible de raccourcir certaines phrases. Par exemple, il est courant d’utiliser des bouts de phrases ou des phrases incomplètes, même si elles seraient maladroites à l’oral et inappropriées dans un rapport ou une dissertation. Ainsi, on retrouvera souvent Will do (ferai) au lieu de la phrase complète I will do that (Je ferai ça).
De même, il n’y a pas de mal à utiliser l’impératif dans les e-mails, même si cela pourrait sembler abrupt ou impoli à l’oral. Dans ce cas, mieux vaut ajouter please pour adoucir le message !
- Please see attached. (Ce qui signifie : J’ai joint un document à cet e-mail et j’aimerais que vous y jetiez un œil.)
- Please confirm receipt of this message. (Ce qui signifie : Dites-moi si vous avez bien reçu mon message.)
Gardez à l’esprit que si ces phrases courtes sont acceptables, il vaut mieux éviter le langage SMS ainsi que les abréviations et acronymes trop informels comme LOL (Laughing Out Loud), TYSM (Thank You So Much), TTYL (Talk To You Later), etc.
Astuce : Vous avez fait une erreur dans un e-mail ? Pas de panique ! Il vous suffit d’envoyer une version corrigée et de commencer le nouvel e-mail par Please disregard the previous email (Veuillez ne pas tenir compte de l’e-mail précédent).
💡 N’hésitez pas à aller droit au but.
Les e-mails doivent savoir rester concis et efficaces. Comme la communication se fait à distance, ni vous ni votre destinataire ne pouvez vous fier au langage corporel de votre interlocuteur ou obtenir une réponse instantanée. Alors évitez de digresser !
Vous pouvez utiliser les phrases suivantes pour préciser vos objectifs et vos demandes :
- I’m emailing you to confirm/let you know that… (Je vous écris pour vous confirmer/informer que…)
- This email is to confirm/inform you that… (Cet e-mail a pour but de vous confirmer/informer que…)
- To answer your question, … (Pour répondre à votre question, …)
- Let me know if… (Dites-moi si…)
Astuce : Si vous avez besoin d’une réponse rapide, terminez votre message par I’m looking forward to your reply pour créer un léger sentiment d’urgence.
💡 Utilisez regarding et regards.
Ces deux mots sont fréquemment utilisés dans les e-mails, mais faites attention à ne pas les confondre.
Le mot regarding signifie « au sujet de », par exemple pour préciser l’objet d’un e-mail à son destinataire.
- I’m emailing regarding… (Ce qui signifie : Je vous écris au sujet de…)
- To answer your question regarding… (Ce qui signifie : Pour répondre à votre question concernant…)
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le mot regards est une formule de politesse que l’on peut retrouver à la fin d’un e-mail, mais il a d’autres usages. C’est un nom commun qui signifie « salutations ». Vous pouvez y ajouter un adjectif pour le rendre plus ou moins formel, selon le destinataire. Par exemple :
- Regards, (formel)
- Best regards, (un peu plus amical)
- Warm regards, (amical)
Maintenant que nous avons vu les phrases clés à intégrer dans ses e-mails, passons à des exemples concrets !
Les e-mails permettent de communiquer de façon efficace. Grâce à nos astuces, les e-mails en anglais n’auront bientôt plus aucun secret pour vous !