Saber se comunicar por e-mail é uma habilidade muito importante, especialmente se você precisa usar inglês no trabalho!

Aqui estão 6 dicas e truques para escrever e-mails profissionais em inglês para os seus colegas, empregadores, professores e quem mais você precisar se comunicar.

Regras de etiqueta para e-mails em inglês

O mundo corporativo e o acadêmico podem ter níveis diferentes de formalidade, mas existem algumas práticas que você provavelmente vai seguir na maioria dos contextos.

💡 Use frases de saudação e de despedida para contextualizar a mensagem.

É considerado educado usar frases de saudação e despedida em todo e-mail. As frases exatas podem ser formais e amigáveis em diferentes graus, mas qualquer uma funciona em contextos profissionais. No geral, quanto mais longo, mais formal. Por exemplo, Dear é mais formal que Hi, e With kind regards é mais formal que Thanks.

Aqui estão algumas opções:

Duas caixas de texto lado a lado. A caixa da esquerda inclui saudações comuns: Dear Duo, Hello Duo, Duo, Hi Duo, Hello team e Hello all. A caixa da direita inclui despedidas comuns: Thank you very much, With kind regards, Best regards, Thank you, Sincerely e Thanks.

Dica: Para se despedir, você pode usar Thank you e Best regards juntos, não precisa escolher. Aliás, você sempre pode usar Thank you!

💡 Adicione uma assinatura automática com os seus dados.

As assinaturas automáticas aparecem no final da sua mensagem sempre que você escreve um e-mail. Você pode adicionar uma despedida antes do seu nome para criar mais consistência e evitar erros de ortografia.

Essas assinaturas costumam incluir nome, site, telefone, horário de trabalho e logo da empresa. Você também pode acrescentar o cargo que ocupa depois do seu nome. Evite incluir citações ou outras imagens além do logo da empresa.

💡 Não use muitos pontos de exclamação.

Mesmo em um momento de entusiasmo, use os pontos de exclamação com moderação. Tudo bem usar um ou outro de vez em quando, mas muitos em seguida tornam o e-mail mais informal.

Dica: Se você tende a exagerar nas exclamações, aqui vai uma regra simples: nunca termine duas frases em seguida com elas. Antes de mandar o seu e-mail, delete os excessos!

Dicas de linguagem para e-mails em inglês

Além da etiqueta, existem algumas orientações úteis de linguagem para escrever e-mails em inglês.

💡 A linguagem deve ser profissional e concisa.

Nos e-mails, é aceitável usar algumas frases em versões mais curtas. Tudo bem usar fragmentos ou frases incompletas, mesmo que sejam robóticos demais para a língua falada e inadequados para um ensaio ou relatório. Por exemplo, Will do é uma abreviação comum da frase mais longa I will do that.

Da mesma forma, você pode usar comandos curtos nos e-mails, mesmo que eles pareçam muito bruscos ou até indelicados na língua falada. Nesses casos, é uma boa ideia acrescentar please!

  • Please see attached. (Significado: eu anexei um documento e quero que você o veja.) 
  • Please confirm receipt of this message. (Significado: me confirme que você recebeu esta mensagem.)

Tenha em mente que existe um limite: você pode usar essas frases curtas, mas é melhor evitar a linguagem que você usaria para mandar mensagens de texto, assim como siglas tipo LOL, TYSM, TTYL etc., porque elas podem ser percebidas como falta de profissionalismo.

Dica: Mandou um e-mail com um erro? Sem pânico! Envie uma nova versão corrigida e escreva Please disregard the previous email logo no começo.

💡 Não tenha medo de ir direto ao ponto.

Um e-mail deve ser breve e cumprir o seu objetivo rapidamente. Como a comunicação acontece à distância, você (assim como a pessoa que lê a mensagem) não tem a vantagem da linguagem corporal ou da interatividade ao vivo. Por isso, compense essas dificuldades indo direto ao ponto.

Por exemplo, use estes inícios de frase para deixar os seus objetivos e pedidos claros:

  • I’m emailing you to confirm/let you know that…
  • This email is to confirm/inform you that…
  • To answer your question, …
  • Let me know if…

Dica: Se precisar de uma resposta rápida e quiser criar um senso de urgência, você pode terminar a sua mensagem com I’m looking forward to your reply.

💡 Use regarding e regards.

Essas duas palavras são muito usadas nos e-mails. Elas são muito parecidas, mas têm usos bem diferentes!

Regarding significa “a respeito de”, por exemplo, se você está falando sobre o que é o seu e-mail.

  • I’m emailing regarding… (Significado: O assunto do meu e-mail é…)
  • To answer your question regarding… (Significado: Você tinha uma dúvida sobre X, e aqui vai minha resposta.)

Como já falamos, regards é uma despedida, mas esta palavra é muito versátil. Ela é um substantivo que significa “saudações”. Você pode modificar as suas regards com um adjetivo para deixar o tom mais ou menos sério, dependendo do seu destinatário. Por exemplo:

  • Regards, (sério)
  • Best regards, (um pouco mais amigável)
  • Warm regards, (amigável)

Agora que já analisamos algumas expressões para usar nos e-mails, vamos juntar tudo e ver como fica em um exemplo de conversa!

Um e-mail com o título "Request for a meeting". O corpo do e-mail diz: "Dear Duo the Owl, I am emailing regarding your latest research in owl transformations. I’m interested in learning more and would like to meet to discuss further. Let me know if this would be a possibility. I look forward to hearing back from you. Please confirm receipt of this message. Thank you very much." Está assinado com: "Warm regards, -Bea."
Uma resposta por e-mail com o título: "Re: Request for a meeting". O corpo diz: "Dear Bea, It’s great to hear from you. To answer your question, I’m happy to meet with you and discuss owl transformations. Please see my schedule attached and pick a time that works for you." E se despede com: "Best regards, -Duo."

Os e-mails foram feitos para ajudar as pessoas a se comunicar com eficiência, e com essas dicas você vai fazer tudo isso em inglês quando menos esperar!